당신의 생각을 정리해드립니다

비즈니스북스 / 2021년 3월 / 307쪽 / 16,000원

당신의 생각을 정리해드립니다

당신의 생각을 정리해드립니다

복주환 지음

저자 소개

대한민국 최고의 생각정리 컨설턴트. 삼성전자 선정 교육 만족도 1위 강사이자 법무연수원 검사 대상 초빙교수로 위촉받았다. 베스트셀러 ‘생각정리스킬’ 시리즈의 저자로 『생각정리스킬』, 『생각정리스피치』, 『생각정리기획력』모두 100쇄를 넘기고 해외로도 번역 출간되었다. KBS, MBC, SBS 등 다수의 방송과 라디오에 출연하고 있다. 최근 100만 명 이상의 구독자를 보유한 크리에이터 신사임당, 김미경TV 등 유튜브 채널에 초청을 받아 출연했으며, 그의 출연 영상들은 총조회 수 200만 회를 넘기며 큰 화제를 모았다.

책소개

이 책은 생각정리만 잘해도 삶의 태도와 방향이 달라져 인생을 바꿀 수 있다고 강조하면서, 생각을 잘 정리할 수 있는 실질적인 방법을 알려준다. 저자는 생각을 현실화하는 아이디어 기획법, 하루를 알차게 보낼 수 있는 시간관리 방법, 원하는 것을 체계적으로 이뤄낼 수 있는 목표설정 방법, 내 인생의 문제를 스스로 해결할 수 있는 문제해결 방법 등을 사례와 함께 구체적으로 설명한다.

요약본 본문

인생을 바꾸는 생각정리스킬

당신도 이제 생각정리를 잘할 수 있다!

우리는 인생을 더 잘 살기 위해 여러 가지 목표와 계획을 세운다. 하지만 그것들을 머릿속에서 생각하는 데 그치지 않고 행동으로 옮겨 결과물들을 만들어내기란 쉬운 일이 아니다. 생각을 행동과 결과로 바꾸기 위해서는 목표 설정부터 제대로 한 뒤 계획을 합리적으로 짜야 한다. 그런데 종종 시작부터 병목현상이 일어나곤 한다. 4차선 도로가 2차선으로 좁아질 때 교통체증이 일어나는 것처럼, 생각이 너무 많아 목표와 계획을 세우는 과정에서 지치고 마는 것이다. 행동으로 옮기기도 전에 말이다.

나는 사람들이 이와 같은 생각과 행동의 병목현상을 스스로 해결할 수 있도록 돕는 생각정리스킬 교육을 하고 있다. 먼저 생각을 잘 정리해서 목표와 계획을 짜임새 있게 세우고, 그다음에는 하루 24시간을 잘 관리해 허투루 보내지 않도록 돕는다. 또 문제가 생겼을 때 해결할 수 있는 방법을 함께 찾아보고, 아이디어가 떠오르면 그것을 빠르게 구체화할 수 있는 방법 역시 함께 생각해본다. 교육을 마친 뒤에는 내가 없어도 스스로 생각을 정리하고 행동에 옮길 수 있는 방법을 전수한다.

생각정리클래스(http://www.thinkclass.co.kr) 온/오프라인 특강에는 매우 다양한 사람들이 참여한다. 그들은 모두 자신의 인생을 더 잘 살기 위해서, 꿈을 이루기 위해서 주말도 반납하고 먼 길을 찾아와 수업을 들었다. 많은 사람들이 나를 믿어주는 이유가 있다. 그 이유는, 내가 생각한 것을 반드시 행동으로 바꿔 결과를 만들어내는 ‘실천가’이기 때문이다. 실제로 나는 생각정리를 통해 자기계발을 실천하고 있다. 3,000권 이상의 책을 읽었고, 하루 2시간씩 운동해 20킬로그램을 감량했다. 10년 동안 일기와 강사일지를 써왔고, 네 권의 책을 펴냈다. 많은 사람들이 “어떻게 그 모든 걸 해낼 수 있었느냐?”고 묻지만 내 대답은 간단하다. “생각을 행동으로 바꾸는 방법을 알게 되었을 뿐이에요.” 생각을 정리하는 방법을 제대로 알면 누구나 생각을 행동으로 바꿀 수 있고, 꿈꾸던 것들을 이뤄낼 수 있다.

부자들의 생각, 부자들의 행동

생각정리 컨설턴트로 활동하다 보면 종종 CEO나 성공한 부자들의 요청을 받아 생각정리를 도와주게 되는데, 그들을 만나 대화를 나누며 성공한 사람들의 몇 가지 특징을 발견할 수 있었다. 그들은 공통적으로 ‘생각하는 속도’와 ‘의사결정 속도’, 그리고 ‘실행의 속도’가 굉장히 빨랐다. 유통업으로 크게 자수성가한 L대표를 컨설팅할 때의 일이다. 함께 식사를 하고 있었는데, L대표가 중요한 물건을 깜빡하고 집에 두고 왔다고 말했다. 이런 상황에서 보통 사람들은 어떻게 해야 할지 몰라 당황하거나, 물건을 가지러 갈지 말지 고민하거나, 아니면 집에 있는 사람에게 부탁해서 갖고 오게 할 것이다. 하지만 L대표는 전혀 당황하지 않고, 침착하게 집에 있는 아내에게 전화를 걸었다. “지금 택시를 불러서 그 물건만 내가 있는 곳까지 가져다줄 수 있겠느냐고 기사님에게 정중히 부탁해줄래요?”

그는 ‘택시는 사람이 타는 것’이라는 내 고정관념을 깨버렸다. 이날 나는 사람이 아니라 물건만 택시를 타고 온 독특한 광경을 볼 수 있었다. 대부분의 사람들은 생각이 많으면 행동이 느리다. 반대로 행동이 빠르면 생각이 허술한 경우가 많다. 하지만 L대표는 이 2가지가 균형 있게 돌아간다. 생각을 바로바로 행동으로 바꿔내는 것이다. 물론 그의 이런 행동력은 하루아침에 만들어진 것이 아니다. 그는 어떤 생각을 하는 즉시 머릿속에서 빠른 속도로 정리하는 능력이 있는 사람이었다. 예로 사업 아이디어가 떠오르면 함께 할 사람들에게 바로 전화를 한다. 이 행동은 그 사업에 어떤 사람들이 필요한지 생각을 빠르게 정리했기 때문에 가능하다. 빠르고 즉각적인 행동은 L대표의 습관이 되었다. 생각의 속도와 이를 뒷받침해주는 행동의 속도, 그것이 L대표의 성공비결이었다.

생각천재가 되는 방법 - 생각정리 툴 활용하기

생각을 정리하는 도구는 국내외에 이미 300가지가 넘게 나와 있는데, 나는 생각정리 툴을 크게 3가지 유형으로 분류한다. 첫째, 트리(tree)형인데, 가지 형태로 뻗어 나가는 방식이다. 마인드맵, 로직트리, 피라미드 구조가 대표적이다. 내용을 구체화하거나 세분화할 때 유용하다. 둘째, 매트릭스(matrix)형이다. 이는 표를 활용하는 방식으로 만다라트, SWOT 매트릭스, 우선순위 매트릭스 등이 여기에 속한다. 각각의 항목을 비교ㆍ대조하며 정리할 때 효과적이며, 빈칸을 채워 넣고자 하는 심리를 활용해 많은 아이디어를 발상할 수 있다. 셋째, 이미지(image)형인데, 그림이나 도형을 그리면서 생각을 정리하는 방식이다. 텍스트는 읽고 나서야 내용이 이해되지만, 이미지는 보는 즉시 이해가 된다.

특히 이 책을 통해서 당신이 꼭 알았으면 하는 생각정리 툴이 있는데, 디지털 마인드맵(digital mind map)이며, 손으로 그리는 마인드맵의 한계를 극복하기 위해 개발된 툴이다. 약 21가지가 있는데, 대표적인 프로그램은 알마인드(ALMind), 씽크와이즈(ThjnkWise), 엑스마인드(XMind) 등이다. 나는 알마인드를 사용하고 있고, 알마인드 최신 및 무료 버전은 링크(http://bit.ly/생정해)에 들어가 ‘생각정리스킬’ 네이버 공식 카페에 가면 다운로드 받을 수 있다.

생각정리는 3가지 방식만 이해하면 된다

생각을 정리하는 방식은 크게 서술식, 개조식, 도해식으로 나뉜다. ‘서술식’은 줄글 형태로 정리된 교과서처럼 내용을 자세하게 풀어쓰는 방식인데, 많은 내용을 전달할 수 있는 장점이 있으나, 핵심키워드가 잘 보이지 않는 단점도 있다. ‘개조식’은 교과서의 핵심을 요약해둔 참고서처럼 목차 형태로 핵심키워드를 일목요연하게 정리하는 방식인데, 핵심내용을 일목요연하게 정리할 수 있는 장점이 있으나, 내용이 생략되어 해석의 여지가 생기는 단점도 있다. ‘도해식’은 선생님이 학생들의 이해를 돕기 위해 칠판에 그려주는 그림이나 도표처럼, 내용을 문자가 아닌 간단한 그림으로 표현하는 방식인데, 복잡한 내용도 간단히 정리할 수 있는 장점이 있으나, 정리법을 모르면 사용하기 어려운 단점도 있다. 생각정리를 잘하려면 이 3가지 방식 각각의 특징과 장단점을 알고 있는 것이 좋다.

당신의 생각을 컨설팅해드립니다

[컨설팅] 원페이지 - 워라밸 생각정리스킬

‘워라밸 생각정리스킬’은 내가 직접 개발한 툴이다. 종이 한 장으로 누구나 따라 할 수 있는데, 앞면에서는 일과 삶에 대한 생각들을 균형 있게 정리하고, 뒷면에서는 행동계획을 7스텝 프로세스로 만든다. 생각(앞면)을 행동(뒷면)으로 이어지게 만드는 생각정리법을 소개하면 다음과 같다.

[1단계 - 준비하기] A4 사이즈의 종이 한 장과 펜을 준비한다. 눈에 보이지 않고 금방 사라질 수 있는 생각을 ‘시각화’하기 위해서다. [2단계 - 종이접기] ‘워라밸 생각정리스킬’은 매트릭스, 즉 표의 빈칸을 활용해 생각을 정리하는 기법이다. 칸을 만들기 위해 A4용지를 반으로 총 다섯 번 접는다. 그러면 4 X 8, 즉 32칸이 나온다. 3단계부터 7단계까지는 ‘종이 앞면’의 빈칸을 활용해 생각정리를 하고, 8단계부터 10단계까지는 ‘종이 뒷면’을 활용해 생각정리를 한다. [3단계 - (앞면) 생각 나열하기] 먼저 종이 앞면에 생각을 정리해보자. 생각정리는 나열, 분류, 배열의 흐름으로 진행한다. 먼저 ‘나열’이다. 머릿속에 어떤 생각들이 있는지 종이의 빈칸에 나열해본다. 왼쪽의 16칸에는 업무와 관련된 생각을 적고, 오른쪽의 16칸에는 일상과 관련된 생각을 적는다. 예를 들어, 왼쪽의 업무 칸에는 ‘상세페이지 디자인하기’, ‘홈페이지 제작하기’, ‘유튜브 기획하기’, ‘이메일 보내기’ 등을 적고, 오른쪽의 일상 칸에는 ‘다이어트하기’, ‘책 읽기’, ‘점심메뉴 고르기’ 등을 적으면 된다. 최대한 많이 적는 것을 목표로 하되, 모두 채울 필요는 없다. [4단계 - (앞면) 생각 분류하기] 이제 나열된 생각들을 ‘분류’하자. 분류는 기준을 정해 끼리끼리 묶는 것이다. 어떻게 묶으면 좋을까? 정답이 정해져 있는 것은 아니지만, 많은 사람들의 생각을 정리해본 결과 보통 ‘해야 하는 일’, ‘하고 싶은 일’, ‘고민’, ‘아이디어’ 등 4가지로 분류되었다. 하고 싶은 일은   , 해야 할 일은 □, 고민은   , 아이디어는 ☆ 등으로 키워드 위에 표시를 해보자. 그럼 당신의 머릿속에 어떤 생각들이 있는지 한눈에 보인다. 가령 지금 고민이 많은 사람은   가, 아이디어가 많은 사람은 ☆이 많이 그려질 것이다. 이렇게 분류 과정을 통해 머릿속 생각을 분석할 수도 있다. [5단계 - (앞면) 불필요한 생각 버리기] 생각을 분류하는 과정에서 ‘하지 말아야 할 일’이나 ‘불필요한 생각’은 과감하게 x 표시를 하며 지워나간다. 이 단계는 생각정리에서 정말 중요한 과정이다. 불필요한 생각들을 지워가면서 집중해야 하는 일, 상대적으로 더 중요한 일이 무엇인지 알 수 있게 된다. 그런데 생각보다 ‘버리기’ 작업이 쉽지 않다. 여러 가지 생각이 정리되지 않은 채로 뒤엉켜 있기 때문이다. 하지만 처음이 힘들지, 일단 한번 정리를 하고 나면 다음번 정리할 때는 한결 수월해진다. 지금 당장 나에게 중요하지 않은 것, 나의 목적과 지향하는 가치에 어긋나는 생각 등을 모두 지워보자. [6단계 - (앞면) 우선순위 정하기] 이제 ‘배열’을 할 차례다. 불필요한 생각을 다 버렸다면, 종이에는 하고 싶은 일, 할 수 있는 일, 해야 하는 일만 남았을 것이다. 이제 그 일들에 번호를 매길 것이다. 중요한 순서대로 1, 2, 3… 우선순위를 매겨보자. 이렇게 번호를 매기는 것만으로도 당신의 인생에서 무엇이 가장 중요한지가 한눈에 들어오고, 집중해야 할 것들이 정해진다. 당신에게 주어진 한정된 자원을 어디에 얼마나 투입하고, 어떤 일부터 실천에 옮겨야 할지 보다 쉽게 결정할 수 있을 것이다. [7단계 - (앞면) 이유와 책임자와 소요시간 적기] 남은 생각들에 번호를 매겨 우선순위를 정했다면 이제 그 일을 왜 하고 싶은지 ‘이유’를 적고, 누가 ‘책임’을 지고 언제 시작해서 언제 끝낼지 ‘기간’을 적어보자. 칸의 가운데 적혀 있는 생각의 키워드 상단에는 이유를, 하단에는 책임자와 기간을 적으면 된다. 여기서 칸을 3등분했는데, 나는 이 작은 3단에 생각정리의 철학을 담았다. 맨 위 단은 머리, 즉 생각을 의미한다. 이성적으로 생각해서 이 일을 왜 하는지 적는다. 가운데 단은 마음, 즉 욕망을 의미한다. 내 마음이 하고 싶어 하는 걸 적는다. 맨 아래 단은 발, 즉 행동을 의미한다. 책임자와 소요시간을 적으면 당장 언제부터 실행에 옮겨야 할지 생각하게 되고, 생각이 곧 행동으로 이어질 수 있다.

자, 그럼 상단의 ‘이유’부터 생각해보자. 당신은 그 일을 왜 하려고 하는가? 돈을 벌고 싶어서? 행복해지기 때문에? 무엇이든 상관없다. 당신이 그 일을 왜 하고 싶은지, 이유를 분명히 하면 어떻게 해야 할지 방법이 더 구체화되고 동기부여도 된다. 하단의 소요시간은 어느 정도 걸릴지, 언제부터 언제까지 진행할 것인지 구체적으로 적는다. 예를 들어 ‘1월부터 2월까지 한 달 동안’, 이렇게 단기간을 적어도 되고, 장기적으로 계속해야 하는 일이라면 ‘2021년부터 계속’이라고 적으면 된다.

[8단계 - (뒷면) 종이를 뒤집어 7스텝 프로세스 세우기] 이유를 모두 적었다면 이제 종이를 뒤집는다. 그러면 종이 뒷면 역시 다시 4 X 8이 되어, 32칸짜리 빈 종이가 나온다. 여기에 조금 전 앞면에 적은 생각들 중 지금 당장 해야 하는 일이나 하고 싶은 일을 어떻게 실행할지 프로세스를 세워볼 것이다. 이 단계가 왜 중요할까? 해야 하는 일이나 하고 싶은 일을 생각에 그치지 않고 실현되도록 하려면 어떤 행동을 어떻게 이어나갈지, 구체적인 프로세스를 먼저 세워야 한다. 단순히 ‘그걸 하고 싶다’에서 멈추지 않고, 일이 진행되는 프로세스를 계획해봐야 구체적으로 어떤 행동을 어떻게 할지 구상이 되기 때문이다. 아무리 복잡한 일도 대부분 7스텝(단계) 내에서 프로세스가 세워진다.

7스텝으로 나누면 일의 흐름이 한눈에 보인다. 그리고 일은 쪼개면 쪼갤수록 단순해진다. 이제 당신의 일을 7스텝으로 쪼개보자. 1스텝에는 일의 시작을 적고, 7스텝에는 마지막 결과를 적으면 된다. 2~6 스텝에는 7스텝까지 가기 위한 방법을 시간 순으로 적는다. 만약 5~6 스텝에 끝이 나면 거기서 멈춰도 되는데, 3~4 스텝은 너무 단순하기 때문에 되도록 5스텝 이상의 프로세스를 만드는 게 좋다. 이렇게 스텝을 나눠놓으면, 일을 진행할 때 어느 스텝에서 막히게 되는지, 즉 어디에서 ‘병목현상’이 일어나는지 파악할 수 있다. 그러면 문제가 발생하더라도 신속한 해결이 가능해진다.

[9단계 - (뒷면) 7스텝의 소요시간과 책임자 적기] 각 스텝마다 가운데 키워드를 중심으로 상단에는 어느 정도 시간이 소요되는지, 하단에는 누가 이 일을 책임질 것인지 적는다. 각 스텝의 소요시간을 모두 더하면 그 일을 처리하는 데 필요한 총 소요시간이 된다. 여기서 팁 하나! 소요시간을 적을 때는 예상하는 시간보다 1.5배 정도 여유 있게 적는다. 일을 하다 보면 예상보다 늦어지는 경우가 생기게 되는데, 처음에 일정을 너무 타이트하게 잡으면 일정 압박 때문에 스트레스를 받을 수 있다. [10단계 - 잘 보이는 곳에 붙이고 실행에 옮기기] 이제 지금까지 정리한 내용을 내가 자주 볼 수 있는 곳에 붙인다. 해야 할 일이라도 리마인드시켜주지 않으면 자연스럽게 기억에서 사라져버리기 때문이다. 나는 잘 보이는 곳에 이 7스텝 프로세스를 그려두기 위해 큰 칠판을 하나 샀다. 칠판에 7스텝 프로세스를 그리고, 그 위에 포스트잇으로 스텝마다 해야 할 일을 적고, 자석을 움직여 일의 진척도를 표시한다. 이제 당신이 해야 할 일이 한 가지 남았다. 바로 ‘실행’(action)이다.

당신의 시간을 정리해드립니다

to do list를 잘 쓰는 방법 5가지

시간을 관리한다고 하면 시간에 얽매인다고 생각할 수도 있다. 하지만 오히려 그 반대다. 시간을 잘 관리할 수 있으면 시간의 주인이 되어 보다 자유롭게 활용할 수 있다. 시간관리의 기본은 ‘to do list’, 즉 ‘할 일 목록’을 작성하는 것이다. to do list는 종이와 펜만 있으면 누구든지 작성할 수 있지만, 원리를 모르고 쓰면 오히려 역효과가 날 수도 있다. 내용을 두서없이 나열하다 보면 해야 할 일이 계속 쌓이고 정리가 되지 않아 오히려 스트레스가 가중되고 만다. 좋은 to do list의 조건을 알아보기 전에 먼저 좋지 않은 to do list에는 어떤 특징이 있는지부터 살펴보자.

좋지 않은 to do list의 특징: ① 해야 할 일이 두서없이 나열되어 우선순위를 알 수 없다 - 시간관리에서 가장 중요한 점은 긴급하면서 중요한 일부터 처리하는 것인데, 좋지 않은 to do list는 그저 해야 할 일만 나열되어 있을 뿐 어떤 일이 중요한지 알 수 없다. 효율적으로 시간을 관리하고 싶다면 ‘나열’에서 한 단계 나아가 ‘분류’와 ‘배열’까지 이뤄져야 한다. ② 소요시간과 담당자가 적혀 있지 않다 - to do list를 작성할 때는 소요시간을 정확히 계산해야 한다. 그래야 계획대로 일을 추진해 주어진 시간 안에 처리할 수 있다. 그리고 그 일을 담당할 사람을 명시하지 않으면 일이 흐지부지될 확률이 높다. ③ to do list를 눈에 잘 보이는 곳에 두지 않는다 - 일을 시작하기 전에 to do list를 작성하더라도 잘 보이는 곳에 게시하지 않으면 일을 하는 동안 제대로 활용할 수가 없다.

좋은 to do list를 작성하는 방법: 좋은 to do list는 좋지 않은 to do list의 반대라고 보면 된다. 즉 좋은 to do list를 작성하는 5가지 방법은 다음과 같다. 해야 할 일을 항목별로 잘 분류하고, 중요도에 따른 우선순위를 정한다. 소요시간 또는 마감시한을 정확히 계산해서 적고, 일의 담당자와 책임자가 누구인지 명시한다. 그리고 그 내용을 계속해서 확인할 수 있도록 눈에 잘 보이는 곳에 게시한다.

시간도둑을 잡는 not to to list

해야 할 일과 하고 싶은 일을 잘하기 위해서는 먼저 하지 말아야 할 일을 파악하고 관리할 필요가 있다. not to do list를 작성하면 그동안 불필요하게 해온 일과 버려진 시간을 파악할 수 있다. 한마디로 ‘시간 도둑’을 잡을 수 있는 것이다. 하루에 낭비되는 3시간만 줄여도 한 달에 90시간을 벌 수 있다. 1년이면 45일이나 더 쓸 수 있게 되는 셈이다. 이는 회사에서 주는 휴가보다 더 긴 시간이다.

우선순위로 시간의 황금레시피 만들기

성공한 사람들의 우선순위를 정하는 법: 시간관리의 핵심은 일의 우선순위를 정하는 것인데, 스티븐 코비의『성공하는 사람들의 7가지 습관』에 제시된 시간관리 매트릭스를 활용하면 우선순위를 깔끔하게 정리할 수 있다. ‘중요성’과 ‘긴급성’의 두 축으로 구성된 2 X 2 매트릭스에는 다음과 같은 4개의 영역이 있다. ‘긴급하고 중요한 일, 중요하지만 긴급하지 않은 일, 긴급하지만 중요하지 않은 일, 긴급하지도 중요하지도 않은 일’ 이 중 최우선적으로 실행해야 하는 일은 ‘긴급하고 중요한 일’이다. 회사원이라면 최고책임자나 상사의 지시 수행, 고객의 클레임 해결, 위기 대처 등일 것이다. 당신의 to do list에 이처럼 긴급하고 중요한 일이 있다면 최대한 신속하고 정확하게 마무리해야 한다.

그다음에는 ‘긴급하지만 중요하지 않은 일’을 한다. 어떤 일이 더 긴급한가는 사람에 따라 다를 수 있는데, 대체로 오늘 안에 마감해야 하는 일은 긴급도가 높다고 할 수 있다. 보고서 작성, 회의, 전화나 손님 응대 등이 여기에 속한다. 그런데 이 중에서도 중요도가 낮은 일들이 있다. 간단한 전화 응대나 보고서 작성 등은, 만약 부하직원이 있다면 위임을 하고 당신은 더 중요한 일을 하는 게 효율적이다.

스티븐 코비는 시간관리 매트릭스에서 ‘긴급하지 않지만 중요한 일’ 영역이 중요하다고 강조했다. 그것은 바로 ‘미래를 향한 투자’ 시간이기 때문이다. 당장 급하지는 않지만 미래를 생각하면서 자신의 업무능력을 향상하고, 자기계발을 하고, 부하직원을 지도 및 육성하고, 효율적인 업무 시스템을 구축하는 것 등이 이 영역에 해당한다. 이런 일들은 지속적으로 늘려가야 한다. 끝으로 ‘긴급하지도 중요하지도 않은 일’은 당장 그만둬야 한다. 앞에서 not to do list를 언급했는데, 시간관리를 잘하려면 내 시간을 앗아가는 이런 시간도둑부터 잡아야 한다. 인터넷, SNS, 게임 등을 줄이고, 업무에서는 남에게 보이기 위한 일, 시간 때우기용 작업, 의미 없는 잡담, 업무 대기시간 등을 줄여나가야 한다.

직장에서 일의 우선순위 정하기: 스티븐 코비의 시간관리 매트릭스는 일상생활에 필요한 시간관리 가이드로 제시되었다. 그렇다면 직장에서는 어떤 기준으로 일의 우선순위를 정해야 할까? 최근 삼성경제연구소에서는 시간관리에 대하여 2가지 기준을 제시하고 있다. 하나는 ‘일의 가치’이고 다른 하나는 ‘시간제한’이다. 이 두 축의 2 X 2 매트릭스로 직장에서의 일을 구분하면 본질적 업무(개인이 맡은 본업과 주요 과제), 미래준비성 업무(당장 성과가 눈에 띄는 업무는 아니더라도 개인과 조직의 미래를 위해 현재 꼭 수행해야 하는 장기적 과업), 단발성 업무(본업은 아니지만 회의나 협업 등 개인의 직무와 역할, 조직 내의 관계에 따라 요청받아 수행해야 하는 업무), 보조적 업무(점검이나 취합 등 자신의 본업을 잘 수행하기 위해 일상적으로 처리해야 하는 업무)로 나눌 수 있다. 자, 그럼 우선순위는 어떻게 정해야 할까? 삼성경제연구소 연구팀은 다음과 같이 업무시간을 관리하라고 제안한다.

① 본질적 업무는 70퍼센트 (몰입하라!) - 직장에서 보내는 시간의 약 70퍼센트는 본질적 업무에 쓸 수 있어야 한다. 이때 필요한 시간관리 방법은 ‘몰입’이다. 최대한 업무에 몰입해 시간당 생산성을 높이고 성과를 창출해야 한다. ② 미래준비성 업무는 15퍼센트 (투자하라!) - 최소 15퍼센트 정도는 미래를 준비하는 업무에 ‘투자’해야 한다. 미래에도 활용 가능한 자신의 경쟁력은 무엇인지 파악하고, 업무를 수행하는 과정에서 의도적으로 그 역량을 개발해야 한다.

③ 단발성 업무는 10퍼센트 (통제하라!) - 회의나 협업 등 단발성 업무의 수행에 필요한 시간관리 방법은 ‘통제’다. 하나의 단발성 업무를 처리하는 데는 많은 시간이 필요하지 않지만, 예측하지 못한 단발성 업무가 수시로 발생할 경우 업무계획에 차질이 생기기 때문에 적절하게 통제할 필요가 있다. ④ 보조적 업무는 5퍼센트 (축소하라!) - 본질적 업무를 잘 수행하기 위해 꼭 필요하지만 그 자체가 가치를 창출하는 일은 아니므로, 여기에 너무 많은 시간을 할애하다가는 본말이 전도될 수 있다. 효율화와 자동화를 통해 보조적 업무에 쓰는 시간을 줄여야 한다.

성장 사이클 - 나만의 루틴 만들기

시간관리를 하는 이유는 크게 2가지다. 하나는 신속하게 실수 없이 일을 잘 처리하기 위해서고, 또 다른 하나는 주어진 시간 동안 꾸준히 성장해서 인생을 성공적으로 살기 위해서다. 물론 그 성공의 의미는 사람마다 다르겠지만, 한 가지 분명한 사실은 성공한 한순간에 이뤄지지 않는다는 것이다. 그렇다면 어떻게 해야 할까? ‘천 리 길도 한 걸음부터’라고 했다. 거대한 목표를 한 번에 이루기는 어렵지만, 난이도에 따라 목표를 작게 나누고 한 발짝씩 나아가면 이룰 수 있는 확률이 점점 높아진다. 그러므로 첫걸음부터 마지막 한 걸음까지 목표를 잘 쪼개는 것이 중요하다. 바로 ‘스몰 스텝 전략’이다. 이 전략을 토대로 매일매일 반복할 수 있는 루틴을 만들어야 한다.

당신의 문제를 정리해드립니다

당신이 해결하고 싶은 문제는 무엇인가?

우리는 살아가면서 다양한 삶의 문제들을 만나게 된다. 개인적인 문제, 직장에서의 문제, 사회적인 문제 등 온갖 유형의 문제가 여기저기서 발생한다. 한편 ‘문제’를 뜻하는 영어 단어 프로블럼(problem)은 ‘앞에 놓인 장애물’을 뜻하는 그리스어 프로블레마(problema)에서 유래되었다. 앞에 놓인 장애물은 타고 넘거나, 우회하거나, 치워버리거나, 새로운 길을 냄으로써 극복할 수 있다. 그런데 인생을 살아가면서 막상 그런 장애물들과 같은 문제에 맞닥뜨리게 되면 어떻게 해야 할지 막막해진다. 우리가 해결해야 할 ‘문제’의 정체는 과연 무엇일까? 어떻게 하면 이 문제들을 잘 해결할 수 있을까? 먼저 문제에 관심을 갖고 주목해야 한다. 문제를 문제라 인식하지 않는다면 해결할 가능성도 없다. 여기에서는 문제란 무엇인지 개념을 정리하고, 문제를 해결할 수 있는 프로세스를 살펴보고자 한다.

문제는 현실과 이상의 차이

문제란 무엇일까? 시대와 나라, 업종에 상관없이 통용되는 문제의 정의가 있다. ‘문제란 현재 수준과 이상적인 수준 사이의 차이(gap)다.’ 이는 NCS(국가직무능력표준)와 세계의 문제해결 전문가들이 공식적으로 사용하는 문제의 정의이기도 하다. 예를 들어, 당신이 월매출을 1,000만 원으로 올리고 싶은데 이번 달 매출은 700만 원이라면, 바로 이 300만 원의 차이가 ‘문제’인 것이다. 그리고 이 차이를 줄이거나 없애는 것이 문제해결이다. 이 예에서는 문제해결을 위해 300만 원의 매출을 더 올리면 된다. 현재 당신에게는 어떤 문제가 있는가? 현실과 이상의 차이, 즉 GAP은 어느 정도인가?

문제의 유형을 알아야 해결할 수 있다

문제를 올바로 정의하고도 해결하기가 쉽지 않은 것은 문제가 워낙 다양할 뿐 아니라 여러 가지 현상이 복잡하게 뒤엉켜 있기 때문인데, 이때 문제의 유형을 구분하면 문제해결의 실마리를 찾을 수 있다. 문제는 시점에 따라 3가지 유형으로 나뉜다. 첫 번째는 이미 발생한 ‘발생형 문제’(과거), 두 번째는 지금 해결해야 할 문제가 있는지 탐색해보는 ‘탐색형 문제’(현재), 세 번째는 현재 심각한 문제는 아니지만 기준을 높여 의도적인 간극, 즉 ‘차이’를 만들어서 문제라고 설정하는 ‘설정형 문제’(미래)다.

발생형 문제: 발생형 문제는 평소에는 문제가 없었는데 어떤 원인으로 인해 그 기준에서 이탈하거나 미달되어 문제가 이미 발생한 것이다. 예를 들면 자사 제품에 하자가 발생해서 고객에게 클레임을 받은 상황과 같다. 발생형 문제를 문장으로 적을 때는 서술어를 ‘(문제가) 터졌다’, ‘발생했다’ 등의 과거형으로 마무리하면 된다. 이미 발생한 문제를 해결하는 포인트는 신속함이다. 빠르게 문제를 인식하고 원인을 파악해 실질적인 해결방안을 만들면 된다.

탐색형 문제: 이 문제는 특별히 아픈 곳은 없지만 정기적으로 건강검진을 하는 것과 같다. 발생할 수 있는 문제를 미리 탐색해 대비하는 것이다. 탐색형 문제를 문장으로 적을 때는 ‘필요성을 느낀다’, ‘고민 중이다’ 등으로 마무리한다. 증상이나 통증이 없다가 어느 날 갑자기 발병해 몸을 망가뜨리는 침묵의 질병이 더 무섭듯이, 눈에 보이지 않는 문제가 더 위험하다. 하지만 숨어 있는 문제를 찾아내 미리 해결한다면 위기를 기회로 바꿀 수 있다. 이때야말로 문제를 꿰뚫어볼 수 있는 안목이 필요하다. 탐색형 문제를 찾을 때는 SWOT 기법이나 로직트리 등이 유용하다.

설정형 문제: 설정형 문제는 미래에 이루고 싶은 목표를 설정하는 것이다. 탐색형 문제는 할지 말지 고민하며 탐색하는 반면, 설정형 문제는 ‘반드시 하겠다’고 다짐한다. 지금 당장은 문제가 없지만 미래를 생각해봤을 때 이것을 미리 준비해놓지 않으면 안 된다는 인식이 깔려 있다. 즉, 의도적으로 현재와 이상의 차이를 만드는 것이다. 설정형 문제를 문장으로 쓸 경우 ‘~할 것이다’, ‘~할 계획이다’ 등 미래형 서술어로 마무리하면 된다. 목표를 설정할 때는 현재에서 미래를 바라보는 게 아니라, 미래에서 현재를 바라보는 역산 사고가 필요하다. 마치 타임머신을 타고 미래로 가서 이상적인 모습을 봤다고 가정하고, 거기서부터 현재까지의 과정을 되밟아보면서 목표를 세우는 것이다. 설정형 문제, 즉 목표를 세우는 대표적인 툴은 만다라트와 버킷리스트 등이다.

How 사고의 함정에서 벗어나자

어떤 문제가 발생하면 사람들은 우선 대책부터 세우고 싶어 한다. 문제를 어떻게 해결할지에 몰두하는 것이다. 이런 경향을 ‘하우(How) 사고’라고 한다. 문제의 정체와 본질에 대해 깊이 생각하지 않고, 당장 눈앞의 대책에만 몰두하는 사고 특성이다. 하우 사고에는 커다란 함정이 있다. 자칫하면 문제의 근본적인 해결에는 도움이 안 되는 쓸모없는 대책을 세울 수 있다는 점이다. 그렇다면 어떻게 해야 하우 사고의 악순환에서 벗어날 수 있을까? 다음과 같이 하면 된다.

첫째, 제로베이스부터 천천히 차근차근 생각하기: 성공 경험은 물론 좋은 동력이지만, 자신의 ‘감’과 ‘경험’에만 의존해서는 안 된다. 세상은 매우 빠른 속도로 변화하고 있기 때문이다. 환경이 변하면 ‘감’과 ‘경험’의 효능은 사라진다. 따라서 과거의 영광에만 매몰돼 있을 일이 아니다. 기존 관념을 벗어나려면 ‘제로베이스’에서 다시 생각해야 한다. 어떤 문제가 발생했을 때 ‘지난번에 A방식으로 해결했으니 이번에도 A방식으로 해결해보자’는 생각에서 탈피해야 한다. A방식이 과거에는 통했지만 이번에는 맞지 않을 수도 있으니 더 알맞은 대책을 세워보자는 유연한 사고로 해결책을 찾아야 한다.

둘째, 시선을 한두 단계 높여서 바라보기: 일을 하거나 문제를 해결할 때는 주인의식과 책임감을 가져야 높은 성과를 낼 수 있는데, 그러려면 관점을 전환해야 한다. 시선을 한두 단계 높여, 상사 또는 사장의 입장에서 회사 전체의 상황을 보는 것이다. 가능한 한 시점을 넓혀서 다양한 문제를 검토해봐야 한다. 그렇다면 어느 정도 범위까지 문제를 파악하는 것이 좋을까? ‘자신의 위치에서 한 단계 정도 위’를 권장한다. 만약 효과적인 대책이 나오지 않는다면 상사나 관계자의 도움을 받을 수도 있다.

셋째, 리더의 사고체계부터 바꾸기: 속도가 중요한 회사의 업무 현장에서는 상사가 부하직원에게 문제의 현황과 원인을 충분히 설명하지 않은 채, “그냥 해!”라고 하우(How) 지시를 하는 경우가 허다하다. 그런데 수직적 관계의 지시 패턴인 하우 지시가 일처리 속도를 단축시키기도 하지만, 그러면 부하직원은 생각을 하지 않고 수동적으로 일하게 되고, 담당자가 생각을 하지 않으면 문제는 해결되지 않은 채 남게 된다. 그렇다면 어떻게 해야 할까? 상사는 부하에게 현재 상황(What)과 문제의 원인(Why, Where)이 이러하니 대책(How)을 함께 생각해보자고 리드해야 한다. 또는 대책을 세우기 위해서 거꾸로 현재 상황과 원인을 먼저 분석해보자는 식으로 소통하는 것이 좋다.

문제를 잘 해결하는 순서와 방법

어떤 문제를 잘 해결하고 싶다면 ‘문제해결 프로세스’를 기억해야 한다. 문제해결은 다음의 4단계를 따른다. ‘① 문제가 무엇인지 인식하고(What), ② 문제가 왜 발생했는지를 분석해서(Why), ③ 진짜 문제가 어디에 있는지 찾아내(Where), ④ 어떻게 해야 할지를 생각해서(How) 문제를 해결한다.’ 실제 회사 내에서 이 프로세스를 어떻게 활용할 수 있을지, 예시를 통해 살펴보자.

1단계 What - 문제의 현재 상황은 어떤가?    [현황 파악]: 우리 회사는 스마트스토어를 운영하는데, ‘문틀 철봉’은 2년 동안 수천 개가 판매됐을 정도로 자사에서도 가장 인기가 좋은 상품이다. 그런데 최근 고객이 철봉으로 인해 문틀이 파손되었다면서 손해 배상을 요구하는 문제가 발생했다. CS팀에서는 철봉의 문제가 아니라 문틀의 문제이기 때문에 배상하지 않겠다고 답을 해버렸다. 그로 인해 고객은 더 화가 나서 소비자고발센터 등에 제보하겠다고 말했다.

2단계 Why - 왜 이런 문제가 발생했는가?    [원인 분석]: 뒤늦게나마 이 문제를 잘 해결하기 위해 다음과 같이 문제 원인부터 다시 차근차근 분석해나갔다. ① 철봉의 이상일까? ② 문틀의 이상일까? ③ 고객이 설치하는 과정에서 생긴 문제는 아닐까? ④ CS팀의 문제일까?

3단계 Where - 진짜 문제는 어디에 있는가?    [진짜 원인 찾기]: 담당자는 CS팀에게 고객의 연락처를 받아 직접 연락했고, 문제의 진짜 원인을 파악하기 위해 여러 가지를 물었다. 고객은 “문틀철봉인데 막상 문틀에 철봉을 설치하니 문틀이 파손되었다.”면서 “이렇게 될 수도 있다는 주의사항을 어디에도 적어놓지 않은 것”에 대해 불만을 토로했고, “CS 담당자가 집 문틀의 문제이지 철봉의 문제가 아니라고 단정짓는 태도에 화가 났다.”면서, 문틀 파손에 대한 사과와 손해배상을 원한다고 했다. 4단계 How - 그렇다면 어떻게 해야 할까?    [해결방안]: 고객의 목소리를 귀담아들은 회사는 다음과 같이 문제해결 방안을 도출했고, 다행히 더 큰 문제로 번지지 않고 잘 마무리되었다. ‘① 우선 고객에게 진심 어린 사과를 한다. ② 그다음 손해배상액을 협의한다. ③ 이후 상세페이지에 문틀 주의사항을 고지해서, 향후 다른 고객들에게도 문제가 되지 않도록 예방한다. ④ 문제를 해결하고 나서 추후 서비스의 질을 높일 수 있도록 전문 CS교육 강사를 초청해 워크숍을 진행한다. 앞으로 고객의 입장에서 생각할 수 있도록 더욱 주의하며 업무에 임한다.’ 어떤 문제든 ‘문제해결 프로세스 4단계’에 대입해서 생각하면 순서대로 차근차근 해결해나갈 수 있다. 이때 로직트리를 함께 쓰면 좋다. 로직트리에서 기둥과 가지는 문제해결 프로세스이고, 나뭇잎들은 구체적인 해결책들이라고 할 수 있다.

본 도서요약본은 원본 도서의 주요 내용을 5% 정도로 요약 정리한 것입니다. 원본 도서에는 나머지 95%의 내용이 들어 있습니다. 보다 많은 정보와 내용은 원본 도서를 참조하시기 바라며, 본 도서요약본이 좋은 책을 고르는 길잡이가 될 수 있기 바랍니다.

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